Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy trzeba go wykorzystać?
Urlop wypoczynkowy powinien co do zasady zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. W praktyce nie zawsze jest to możliwe. Choroba, urlopy związane z rodzicielstwem, duża liczba obowiązków w firmie czy przesunięcie wcześniej zaplanowanego wypoczynku mogą sprawić, że część dni urlopowych pozostanie niewykorzystana. W kolejnym roku stają się one urlopem zaległym.
Zaległy urlop – do kiedy trzeba go wykorzystać? Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to przykładowo, że urlop pozostały z 2025 roku powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Przekroczenie tego terminu nie oznacza jednak, że niewykorzystane dni automatycznie przepadają. Prawo do urlopu nadal istnieje, a pracodawca może ponieść konsekwencje za nieudzielenie go w terminie.
Najważniejsze informacje
- urlop wypoczynkowy powinien być udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo,
- niewykorzystany urlop od 1 stycznia kolejnego roku staje się urlopem zaległym,
- zaległy urlop należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku,
- urlop za 2025 rok powinien więc zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku,
- przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego utracenia urlopu,
- roszczenie o urlop wypoczynkowy co do zasady przedawnia się po 3 latach,
- pracownik nie może samowolnie rozpocząć zaległego urlopu bez jego udzielenia przez pracodawcę,
- pracodawca może w określonych sytuacjach zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu,
- w przypadku zakończenia zatrudnienia niewykorzystany urlop może prowadzić do obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.
Kiedy urlop staje się urlopem zaległym?
Podstawową zasadę określa art. 161 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Jeżeli pracownikowi przysługuje przykładowo 26 dni urlopu za 2026 rok, pracodawca i pracownik powinni zorganizować wypoczynek tak, aby dni te zostały wykorzystane do końca 2026 roku.
Jeżeli część pozostanie niewykorzystana, od początku następnego roku będzie traktowana jako urlop zaległy.
Przykład:
Pracownikowi w 2025 roku przysługiwało 26 dni urlopu. Wykorzystał 20 dni.
Na dzień 31 grudnia 2025 roku pozostało mu 6 dni.
Od 1 stycznia 2026 roku te 6 dni stanowi urlop zaległy za 2025 rok.
Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza, że niewykorzystany urlop staje się zaległym urlopem z początkiem kolejnego roku kalendarzowego.
Zaległy urlop – do kiedy trzeba go wykorzystać?
Najważniejszy jest tutaj art. 168 Kodeksu pracy.
Zgodnie z nim urlopu niewykorzystanego w terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
W praktyce wygląda to następująco:
| Rok, za który pozostał urlop | Termin udzielenia urlopu zaległego |
|---|---|
| 2024 | do 30 września 2025 r. |
| 2025 | do 30 września 2026 r. |
| 2026 | do 30 września 2027 r. |
| 2027 | do 30 września 2028 r. |
Jeżeli więc pracownik posiada jeszcze urlop z 2025 roku, pracodawca powinien dopilnować jego wykorzystania w ustawowym terminie przypadającym w 2026 roku.
Czy zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września, czy wystarczy go rozpocząć?
To istotna kwestia praktyczna.
Przyjmuje się, że dla zachowania terminu wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy wystarczające jest rozpoczęcie zaległego urlopu najpóźniej 30 września.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost, że zaległy urlop za dany rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku.
Przykład:
Pracownik ma 10 dni zaległego urlopu z 2025 roku.
Pracodawca udziela mu tego urlopu od 30 września 2026 roku.
Część wypoczynku przypadnie już na październik, ale urlop został rozpoczęty w ustawowym terminie.
Nie oznacza to więc, że wszystkie dni zaległego urlopu muszą fizycznie zakończyć się przed północą 30 września.
Zaległy urlop z 2025 roku – do kiedy trzeba wykorzystać go w 2026 roku?
Urlop wypoczynkowy niewykorzystany w 2025 roku powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Państwowa Inspekcja Pracy w informacji opublikowanej 20 sierpnia 2026 roku wskazała bezpośrednio właśnie taki przykład: urlop, do którego pracownik nabył prawo w 2025 roku, powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Nie warto zatem odkładać ustalania terminów zaległych urlopów na ostatnie dni września, szczególnie jeżeli w firmie kilku pracowników posiada większą liczbę niewykorzystanych dni.
Czy zaległy urlop przepada po 30 września?
Nie.
To jeden z częstszych mitów dotyczących urlopu wypoczynkowego.
30 września jest terminem, do którego pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Nie jest jednak datą, po której pracownik automatycznie traci niewykorzystane dni.
Państwowa Inspekcja Pracy jednoznacznie wskazuje, że nieudzielenie zaległego urlopu w terminie nie powoduje utraty prawa do niego.
Przykład:
Pracownikowi pozostało 7 dni urlopu z 2025 roku.
Pracodawca nie udzielił go do 30 września 2026 roku.
1 października 2026 roku dni te nie znikają z puli pracownika.
Pracodawca naruszył natomiast obowiązek terminowego udzielenia urlopu.
Co grozi pracodawcy za niewykorzystany zaległy urlop?
Obowiązek udzielenia urlopu spoczywa na pracodawcy.
Jeżeli pracodawca nie udziela pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, może dopuścić się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że naruszenie obowiązku udzielenia zaległego urlopu do 30 września może wiązać się z grzywną w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Nie oznacza to oczywiście, że każda sytuacja, w której urlop wykracza poza wrzesień, automatycznie prowadzi do nałożenia maksymalnej kary. Znaczenie mają okoliczności konkretnej sprawy.
Pracodawcy powinni jednak prowadzić ewidencję urlopów i odpowiednio wcześniej planować wykorzystanie dni zaległych.
Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
Zaległy urlop nie powinien być traktowany jako pula dni, które pracownik może gromadzić przez dowolnie długi czas.
Pracodawca ma ustawowy obowiązek udzielenia urlopu.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego zaakceptowano możliwość skierowania pracownika na zaległy urlop również bez jego zgody. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje m.in. na wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 roku.
W praktyce oznacza to, że pracownik nie powinien zakładać:
„Nie chcę teraz urlopu, więc zachowam go na następne kilka lat”.
Prawo do wypoczynku ma być faktycznie realizowane.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?
W przypadku urlopu bieżącego zasadniczo termin jest ustalany zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.
Inaczej może wyglądać sytuacja z urlopem zaległym, ponieważ pracodawca musi wywiązać się z obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd dopuszczający zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie. PIP przywołuje w tym kontekście m.in. wyroki Sądu Najwyższego z 2 września 2003 roku oraz 7 maja 2008 roku.
Dlatego odmowa pracownika nie zawsze będzie wystarczająca, aby zaległy urlop przesunąć na kolejny rok.
Czy pracownik może sam pójść na zaległy urlop?
Nie.
To, że pracodawca przekroczył termin udzielenia urlopu zaległego, nie daje pracownikowi prawa do jednostronnego podjęcia decyzji:
„Od jutra wykorzystuję zaległy urlop i nie przychodzę do pracy”.
Urlop musi zostać pracownikowi udzielony.
Państwowa Inspekcja Pracy przywołuje wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2000 roku, zgodnie z którym naruszenie przez pracodawcę terminu udzielenia urlopu zaległego nie uprawnia pracownika do samodzielnego rozpoczęcia wypoczynku.
Samowolna nieobecność może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.
Czy najpierw wykorzystuje się urlop zaległy, czy bieżący?
Jeżeli pracownik posiada zarówno zaległy, jak i bieżący urlop, w pierwszej kolejności powinien być wykorzystywany urlop zaległy.
Ma to znaczenie przede wszystkim ze względu na ustawowy termin jego udzielenia oraz możliwość przedawnienia roszczenia.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje na wyrok Sądu Najwyższego z 9 maja 2013 roku, zgodnie z którym zaległy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany przed bieżącym urlopem.
Przykład:
Pracownik na początku 2026 roku posiada:
- 5 dni zaległego urlopu z 2025 roku,
- 26 dni urlopu należnego za 2026 rok.
Jeżeli w lutym wykorzystuje 10 dni urlopu, pracodawca powinien najpierw rozliczyć 5 dni zaległych, a następnie 5 dni z bieżącego wymiaru.
Co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?
Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem poza podstawowym wymiarem 20 lub 26 dni. Jest sposobem wykorzystania maksymalnie 4 dni przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.
Jeżeli pracownik nie wykorzystał w danym roku możliwości skorzystania z tych dni na żądanie, nie oznacza to, że otrzyma w kolejnym roku osiem dni urlopu na żądanie.
Niewykorzystana część pozostaje natomiast w puli urlopu wypoczynkowego i przechodzi na następny rok jako zwykły urlop.
PIP wyjaśnia, że niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy.
Przykład:
Pracownik posiadał 26 dni urlopu w 2025 roku i wykorzystał 23 dni. Ani razu nie korzystał z urlopu na żądanie.
Pozostałe 3 dni przechodzą na 2026 rok jako zaległy urlop wypoczynkowy.
Nie oznacza to jednak, że w 2026 roku pracownik będzie miał 7 dni urlopu na żądanie. Nadal może skorzystać maksymalnie z 4 dni w tym trybie w danym roku kalendarzowym.
Co się dzieje z zaległym urlopem podczas długiego L4?
Może zdarzyć się, że zaległego urlopu nie można wykorzystać do końca września z przyczyn niezależnych od pracownika i pracodawcy.
Przykładem jest długotrwała niezdolność do pracy z powodu choroby.
Urlop wypoczynkowy służy wypoczynkowi od pracy, dlatego co do zasady nie jest wykorzystywany równocześnie ze zwolnieniem lekarskim.
Jeżeli pracownik pozostaje niezdolny do pracy również w okresie, w którym przypada termin wykorzystania zaległego urlopu, niewykorzystane dni nie przepadają automatycznie.
Po powrocie pracownika urlop nadal powinien zostać rozliczony.
Co z zaległym urlopem przy urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim?
Podobna sytuacja może występować w przypadku długiej nieobecności związanej z rodzicielstwem.
Jeżeli wykorzystanie urlopu wypoczynkowego nie było możliwe ze względu na korzystanie z innych ustawowych uprawnień pracowniczych, urlop wypoczynkowy nie znika.
Po zakończeniu odpowiedniego urlopu związanego z rodzicielstwem pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy zgodnie z przepisami.
Czy można otrzymać pieniądze zamiast zaległego urlopu?
Podczas trwania stosunku pracy podstawową zasadą jest udzielenie urlopu w naturze.
Pracownik i pracodawca nie mogą więc swobodnie uzgodnić:
„Mam 15 dni zaległego urlopu, nie będę ich wykorzystywał, a firma wypłaci mi za nie pieniądze”.
Kodeks pracy przewiduje ekwiwalent pieniężny przede wszystkim wtedy, gdy urlop nie został wykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wynika to z art. 171 Kodeksu pracy.
Dopóki zatrudnienie trwa, podstawowym sposobem realizacji prawa do urlopu pozostaje rzeczywisty wypoczynek. PIP podkreśla, że urlop powinien być udzielany pracownikowi w naturze.
Co z zaległym urlopem przy rozwiązaniu umowy o pracę?
Jeżeli zatrudnienie ma się zakończyć, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia.
Jeżeli natomiast do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy pracownik nie wykorzysta należnego urlopu, co do zasady powstaje prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni.
Dotyczy to również urlopu zaległego.
Przykład:
Pracownik ma:
- 6 dni zaległego urlopu,
- 12 dni niewykorzystanego urlopu bieżącego.
Umowa o pracę zostaje rozwiązana, a do ostatniego dnia zatrudnienia pracownik nie wykorzystał tej puli.
W takim przypadku niewykorzystany urlop powinien zostać odpowiednio rozliczony zgodnie z zasadami dotyczącymi ekwiwalentu.
Kiedy zaległy urlop się przedawnia?
Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznej utraty urlopu. Istnieje jednak odrębna kwestia przedawnienia roszczenia pracownika.
Co do zasady roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach.
PIP wskazuje, że roszczenie pracownika o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego przedawnia się po upływie 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia również, że przy zaległym urlopie termin przedawnienia należy wiązać z 30 września roku następującego po roku, za który urlop przysługuje.
Nie należy więc mylić dwóch terminów:
30 września – termin, do którego pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu,
3 lata – zasadniczy okres przedawnienia roszczenia o urlop.
Czy urlop może przechodzić przez kilka lat?
Może dojść do takiej sytuacji faktycznie, ale nie jest to prawidłowy sposób organizowania urlopów.
Jeżeli pracownik posiada w 2026 roku urlop jeszcze z 2024 lub 2025 roku, należy ustalić, dlaczego nie został on wcześniej wykorzystany.
Pracodawca powinien na bieżąco kontrolować stan urlopów i nie dopuszczać do ich nadmiernego kumulowania.
Prawo przewiduje przecież urlop przede wszystkim jako mechanizm zapewniający regularny wypoczynek, a nie jako formę oszczędzania dni wolnych na przyszłość.
Czy pracownik musi składać wniosek o zaległy urlop?
W typowej sytuacji pracownik może złożyć wniosek wskazujący proponowany termin wykorzystania zaległego urlopu.
Nie oznacza to jednak, że brak wniosku zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności za organizowanie urlopów.
To pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu zgodnie z przepisami.
Dlatego szczególnie przed końcem września pracodawca powinien sprawdzić, którzy pracownicy nadal posiadają zaległe dni.
Czy pracodawca może odrzucać wnioski o zaległy urlop?
Pracodawca odpowiada za zapewnienie normalnego toku pracy, dlatego może mieć wpływ na konkretny termin wykorzystania urlopu.
Nie oznacza to jednak, że może przez kolejne miesiące bez końca odrzucać wszystkie propozycje, a następnie tłumaczyć, że pracownik nie wykorzystał urlopu.
Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do ustawowego terminu spoczywa na pracodawcy.
Jeżeli więc wiadomo, że pracownik posiada większą liczbę zaległych dni, harmonogram powinien zostać ułożony odpowiednio wcześniej.
Przykłady rozliczania zaległego urlopu
Przykład 1 – 8 dni z poprzedniego roku
Pracownikowi na koniec 2025 roku pozostało 8 dni urlopu.
Od 1 stycznia 2026 roku jest to urlop zaległy.
Pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Przykład 2 – pracownik zaczyna urlop 30 września
Pracownikowi pozostało 10 dni zaległego urlopu.
Rozpoczyna jego wykorzystywanie 30 września 2026 roku i kontynuuje wypoczynek w październiku.
Urlop został rozpoczęty w terminie wynikającym z przepisów.
Przykład 3 – pracodawca zapomniał o urlopie
Pracownik ma 5 dni zaległego urlopu z 2025 roku.
Do 30 września 2026 roku pracodawca nie udzielił mu ani jednego dnia.
1 października dni nie przepadają, ale pracodawca nie dopełnił obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy.
Przykład 4 – pracownik nie chce wykorzystać urlopu
Pracownik posiada 12 zaległych dni i informuje przełożonego, że chce zachować je na przyszły rok.
Pracodawca nie musi akceptować takiego rozwiązania. Powinien dążyć do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie i w określonych okolicznościach może zobowiązać pracownika do jego wykorzystania.
Przykład 5 – rozwiązanie umowy
Pracownik posiada 9 dni zaległego urlopu, ale jego umowa zostaje rozwiązana, zanim uda się je wykorzystać.
Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany przed końcem zatrudnienia, co do zasady należy rozliczyć go zgodnie z przepisami dotyczącymi ekwiwalentu pieniężnego.
Zaległy urlop a obowiązki pracownika
Choć odpowiedzialność za prawidłowe udzielanie urlopu spoczywa przede wszystkim na pracodawcy, również pracownik powinien współpracować przy ustalaniu terminów wypoczynku.
Nie powinien:
- samowolnie rozpoczynać urlopu,
- ignorować prawidłowo udzielonego zaległego urlopu,
- zakładać, że może dowolnie kumulować dni przez wiele lat,
- traktować 30 września jako dzień automatycznego wygaśnięcia urlopu.
W razie problemów warto zachować dokumentację dotyczącą składanych wniosków oraz decyzji pracodawcy.
Co zrobić, jeśli pracodawca nie chce udzielić zaległego urlopu?
Jeżeli zbliża się ustawowy termin, a pracownik nadal posiada zaległy urlop, w pierwszej kolejności warto zwrócić się do pracodawcy lub działu kadr o ustalenie terminu jego wykorzystania.
Najlepiej zrobić to w sposób umożliwiający późniejsze wykazanie, że pracownik próbował ustalić termin, np. za pomocą:
- firmowego systemu urlopowego,
- wiadomości e-mail,
- pisemnego wniosku.
Jeżeli pracodawca długotrwale uniemożliwia korzystanie z urlopu, pracownik może zwrócić się między innymi do Państwowej Inspekcji Pracy.
Nie powinien jednak rozwiązywać sytuacji poprzez samowolne zaprzestanie przychodzenia do pracy.
Zaległy urlop – do kiedy? Podsumowanie
Odpowiedź na pytanie „zaległy urlop – do kiedy trzeba go wykorzystać?” wynika bezpośrednio z art. 168 Kodeksu pracy.
Zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Oznacza to, że:
- urlop z 2025 roku powinien zostać udzielony do 30 września 2026 roku,
- urlop z 2026 roku – do 30 września 2027 roku,
- urlop z 2027 roku – do 30 września 2028 roku.
Dla dochowania tego terminu zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września.
Jednocześnie urlop nie przepada automatycznie 1 października. Jeżeli pracodawca nie udzielił go w ustawowym terminie, nadal istnieje obowiązek rozliczenia niewykorzystanych dni, natomiast pracodawca może naruszać przepisy prawa pracy.
Pracownik nie powinien również rozpoczynać zaległego urlopu samodzielnie. Prawo do wypoczynku nie oznacza prawa do jednostronnego decydowania o swojej nieobecności.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop za 2025 rok?
Zaległy urlop za 2025 rok powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Czy zaległy urlop przepada po 30 września?
Nie. Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego skasowania niewykorzystanych dni. Pracodawca narusza jednak obowiązek terminowego udzielenia urlopu.
Czy 30 września trzeba zakończyć cały urlop?
Nie. Dla zachowania terminu zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września. Może więc być kontynuowany w październiku.
Czy szef może wysłać pracownika na zaległy urlop?
W orzecznictwie Sądu Najwyższego dopuszczono możliwość zobowiązania pracownika przez pracodawcę do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie.
Czy można dostać pieniądze zamiast zaległego urlopu?
Podczas trwania zatrudnienia urlop powinien być przede wszystkim wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny jest przewidziany przede wszystkim w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Czy pracownik może sam rozpocząć zaległy urlop?
Nie. Nawet jeżeli pracodawca nie udzielił urlopu do 30 września, pracownik nie może samowolnie zdecydować o nieobecności w pracy.
Po jakim czasie zaległy urlop się przedawnia?
Roszczenie o urlop wypoczynkowy co do zasady przedawnia się po 3 latach. Nie należy tego terminu mylić z obowiązkiem udzielenia zaległego urlopu do 30 września następnego roku.
Czy niewykorzystany urlop na żądanie przepada?
Nie. Niewykorzystana część urlopu przechodzi na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy. Nie zwiększa jednak liczby dni, z których w następnym roku można skorzystać w trybie „na żądanie”.